makalah metode penelitian administrasi

ANALISIS PELAKSANAAN PELAYANAN PEMBUATAN AKTA KELAHIRAN

OLEH DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL

KABUPATEN OGAN ILIR

METODOLOGI PENELITIAN ADMINSTRASI

OLEH :

GUNAWAN HARO

07091001038

JURUSAN ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SRIWIJAYA

2011

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Salah satu hal paling asasi yang melekat pada diri kita adalah akta kelahiran. Akta kelahiran menjadi sangat asasi karena menyangkut identitas diri dan status kewarganegaraan. Ini sudah menjadi hak asasi manusia (HAM) menyangkut hakhak anak yang harus dipenuhi oleh negara. Seorang anak manusia yang lahir kemudian identitasnya tidak terdaftar maka kelak akan mendapatkan masalah yang akan berakibat pada negara, pemerintah dan masyarakat. Akta kelahiran akan ikut menentukan nasib kita kelak kemudian hari. Misalnya, jika mencari kerja perlu melampirkan akta kelahiran, apabila meneruskan sekolah perlu melampirkan akta kelahiran. Namun persoalannya, tidak setiap orang memiliki akta kelahiran.

Di berbagai daerah masih banyak terjadi anak-anak Indonesia yang tidak mempunyai akta kelahiran karena menganggap akta kelahiran tidak terlalu penting. Tetapi Pemerintah dengan sangat jelas memberikan perhatian khusus terhadap akta kelahiran, seperti yang tercantum di dalam Undang-Undang Dasar (UUD) 45 pasal 28 ayat dua jelas sekali menyatakan setiap anak mempunyai hak untuk kelangsungan hidup, tumbuh, dan berkembang, serta hak atas perlindungan dari kekerasan dan diskriminasi. Kemudian di dalam berbagai undang-undang (UU) di bawah UUD 45, baik UU tentang HAM maupun UU tentang Perlindungan Anak jelas menyatakan akta kelahiran menjadi hak anak dan tanggung jawab pemerintah untuk memenuhinya.

Meski dengan adanya Dinas Pencatatan Sipil yang bertujuan untuk mempermudah dalam proses pencatatan sipil tentu tidak luput dari kekurangan yang sewaktu-waktu bisa menghambat kelancaran dalam proses pencatatan sipil. Seperti masih digunakannya mesin tik sebagai alat bantu untuk memproses penerbitan akta kelahiran tentu membutuhkan waktu yang cukup lama, banyak kemungkinan terjadi baik dari kesalahan penulisan nama atau lain sebagainya yang menyebabkan harus mengetik ulang akta kelahiran tersebut sampai memperoleh hasil yang seharusnya. Selain itu SDM atau pegawai yang diharuskan bekerja dengan mesin tik tersebut tidak menutup kemungkinan kurang menguasai menggunakan mesin tik sehingga sering melakukan kesalahan dalam pengetikan. Dan banyaknya permohonan pembuatan akta kelahiran tentu tidak cukup hanya mempekerjakan satu atau dua orang saja untuk memproses akta kelahiran.

Pelaksanaan otonomi daerah yang direalisasikan pemerintah membawa perubahan di daerah. Hal ini disebabkan adanya pemberian wewenang yang lebih luas dalam penylenggaraan beberapa bidang pemerintahan. Seiring dengan kewenangan tersebut maka aparat birokrasi pemerintah di daerah dapat mengelola dan menyelenggarakan pelayanan publik dengan lebih baik sesuai dengan keinginan masyarakat. Perubahan paradigma pada admnistrasi pemerintah yang lebih mengutamakan kepentingan publik.

Pelayanan publik merupakan suatu bentuk pelayanan yang dilakukan pemerintah dalam memberikan barang dan jasa kepada masyarakat. Agar pelayanan yang diberikan oelh pemerintan sesuai denag prosedur kerja, maka aparatu pemerintah diharapkan dpat bekerja secara rasional, efektif da efisien. Dan ini sejalan dengan pendapat bahwa pelayanan public merupakan melayani keperluan masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan. Kurniawan, 2005:4). Untuk melaksanakan pelayanan terhadap masyarakat, maka pemerintah membuat suatu pedoman umum menyelenggarakan pelayanan publik yang semula diatur dalam keputusan Menteri Pendayanan Aparatur Negara Nomor 81 tahun 1993, tentang pedoman tatalaksana pelayanan umum, kemudian peraturan tersebut disempurnakan dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Negara Nomor 63 tahun 2003 tentang pedoman umum penyelenggaraan pelayanan umum. Dengan dasar hukum diatas diharapkan pemerintah dan aparatur Negara dapat memberikan pelayanan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

Bukti nyata pelayanan yang dapat kita lihat dari instansi pemerintah khususnya Kabupaten Ogan Ilir dapat menjadi tolak ukur seberapa besar tingkat kualitas pelayanan yang dilaksanakan oleh dinas tersebut. Inilah yang menjadi masalah untuk kita perhatikan  khusunya dalam pelayanan pembuatan akta kelahiran. Alasan saya mengambil bidang kajian tentang pelayanan pembuatan akta kelahiran, karena kita telah melihat para kinerja pemerintahan dalam melaksanakan tugasnya. Dan dari kinerja mereka judga dapat dilihat bagaimana kinerja masing-masing aparatur pemerintah, apakah kinerja mereka baik sesuai dengan yang diharapkan masyarkat atau kuarng baik atau justru sama sekali tidak baik.

1.2.Rumusan Masalah

            Berdasarkan dari latar belakang tersebut maka dapat kita lihat yang menjadi rumusan masalah adalah:

1. Bagaimana pelaksanaan pelayanan pembuatan akta kelahiran oleh dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir ?
2. Faktor apakah yang menjadi penghambat dalam pembuatan akta kelahiran pada dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil ?

1.3.Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.3.1 Tujuan Penelitian

      Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:

1.      Untuk mengetahui pelaksanaan pelayanan pembuatan akta kelahiran oleh dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir.

2.      Untuk mengetahui faktor yang menjadi penghambat dalam pembuatan akta kelahiran pada dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

       1.3.2  Manfaat Penelitian

            Setelah memperoleh gambaran dan mengevaluasi hasil dari pelaksanaan pelayanan pembuatan akta kelahiran dalam rangka meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat, maka diharapkan penelitian ini dapat memberikan manfaat baik manfaat teoritismaupun manfaat praktis.

1.Manfaat Teoritis

            Diharapkan hasil dari penelitian ini dapat memberikan sumbangsih pemikiran yang berguna untuk melengkapi dan mengembangkan Ilmu Administrasi Negara dan dijadikan sebagai masukan dalam upaya meningkatkan pelayanan pemerintah dan juga sebagai sub mata kajian dalam konteks Ilmu Administrasi Negara.

2.Manfaat Praktis

            Diharapkan hasil dari penelitian ini dapat memberikan sumbangan pemikiran atau informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan untuk penyempurnaan dan peningkatan pelayanan dalam pelaksanaan pembuatan akta kelahiran.

1.4.Kerangka Pemikiran

Administrasi menurut A Dunsire yang dikutip dalam Yeremias T.Keban (2004:12) adalah arahan, pemerintahan kegiatan implementasi, mengarahkan, penciptaan prinsip-prinsip implementasi kebijakan, kegiatan melakukan analisis, menyeimbangkan dan mempresentasikan keputusan, perimbangan-pertimbangan kebijakan, sebagai pekerjan individual dan kelompok dalam mengahasilkan barang dan jasa publik, sebagai arena bidang kerja akademik dan teoritis.

Penyelenggaraan suatu birokrasi pemerintah seperti halnya dalam pelaksanaan pelayanan pembuatan akta kelahiran agar menjadi lebih operasional dan dilaksanakan serta mencapai hasil yang maksimal haruslah terencana da sesuai dengan kehendak bersama. Dalam proses pelaksanaan tersebut sesungguhnya tidak hanya menyangkut perilaku badan administrative yang bertanggung jawab untuk melaksanakan program dan menimbulkan ketaatan pada diri kelompok sasaran, melainkan pula menyangkut jaringan kekuatan-kekuatan politik, ekonomi, dan sosial yang langsug atau tidak langsung mempengaruhi perilaku semua pihak yang terlibat dan yang pada akhirnya berpengaruh terhadap dampak, baik yang positif maupun yang negative. Oleh karena itu, untuk mencapai keberhasilan daripada implementasi ini diperlukan kesamaan pandangan atas tujuan yang hendak dicapai dan komitmen semua pihak untuk memberikan dukungan bagi pelaksananya agar keberhasilan dapat dicapai.

1.4.1 Pelaksanaan

            Pelaksanaan merupakan proses lanjutan setelah perencanaan secara optimal  ditetapkan organisasi. Pelaksanaan yang sesuai dengan rencana akan mendapatkan hasil yang baik sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif.

            Pelaksanaan menurut Tjokromidjojo yang dikutip dalam Isni Fahriani (2006:15) “Pelaksanaan (implementasi) dimaksudkan untuk merealisir pencapaian tujuan-tujuan yang telah dirumuskan dalam rencana atau kebijaksanaan dan program-program pemerintah yang konsisten berdasarkan keputusan-keputusan politik. Hal tersebut juga diperkuat oleh G.R Terry “Pelaksanaan adalah kegiatan meliputi menentukan, mengelompokkan, mencapai tujuan, penugasan orang-orang dengan memperhatikan lingkungan fisik, sesuai dengan hubungan kewenangan yang dilimpahkan terhadap setiap individu untuk melaksanakan kegiatan tersebut.

Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan adalah suatu kegiatan untukmerealisasikan rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya, sehingga tujuan dapat tercapai. Pelaksanaan dalam kebijakan publik diartikan sebagai tahap implementasi dari sebuah kebijakan yang telah dirumuskan. Mazmanian dan Sebatier yang diikuti dalam Solihin Abdul Wahab (2002:68) merumuskan proses pelaksanaan (implementasi) sebagai berikut:

“implementasi (Pelaksanaan) adalah pelaksanaan keputusan kebijakan dasar, biasanya dalam bentuk undang-undang, dnamun dapat pula berbentuk perintah atau keputusan badan eksekutif yang penting ataupun keputusan peradilan. Lazimnya dapat dikatakan keputusan tersebut mengidentifikasi masalah yang ingin diatasi, menyebutkan secara tegas tujuan atau sasaran yang ingin dicapai dan berbagai cara untuk menstrukturkan proses implementasinya. Proses ini langsung setelah melewati tahapan tertentu, biasanya diawali dengan pengesahan Undang-undang, kemudian pelaksanaan oleh kelompok sasaran. Dampak nyata baik dikehendaki atau tidak dari hasil pelaksanaan tersebut dan akhirnya perbaikan-perbaikan penting ( upaya untuk melakukan perbaikan)”.

            Keberhasilan implementasi ini dapat dilihat dari terjadinya kesesuaian antar pelaksanan/penerapan kebijakan dengan tujuan kebijakan itu sendiri serta memberikan dampak/hasil yang positif bagi pemecahan masalah yang dihadapi. Asumsi yang dapat dibangun mengenai konsep keberhasilan implementasi ini adalah “semakin tinggi derajat kesesuaianya, maka semakin inggi pula peluang keberhasilan kinerja implementasi kebijakan untuk menghasilkan output yang telah digariskan (Tangkilisan.2004:31).

1.4.2. Pelayanan Pembuatan Akta Kelahiran

            Pelayanan pembuatan akta kelahiran termasuk kedalam jenis pelayanan publik. Pelayanan publik mrupakan kebutuhan masyarakat yang harus dipenuhi. Pelayanan adalah cara melayani, membantu menyiapkan atau mengurusi keperluan seseorang atau sekelompok orang. Sedangkan pengertian kata publik adalah sejumlah manusia yang memiliki kesamaan berfikir, perasaan, harapan, sikap, tindakan-tindakan dan baik berdasarkannilai-nilai dan norma yang merasa memiliki, hal ini merupakan suatu kesatuan masyarakat.

            Menurut Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No.63/KEP/M.PAN/7/2003, pelayanan publik adalah sebagai kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun pelaksana menurut ketentuan peraturan perundang-undangan. Penyelenggara pelayanan publik yang dimaksud adalh instansi pemerintah. Sedangkan penerima palayanan yang dimaksud dalam pengertian diatas adalah masyarakat instansi pemerintah dan lain sebagainya.

Pelaksana pelayanan publik didalam dinas kependudukan dan pencatatan sipil Kabupaten Ogan Ilir adalah:

1.Tahap administrasi

Dalam tahap ini, kegiatan yang dilaksanakan adalah:

1. Pendaftaran permohonan

Dalam kegiatan ini yang dilakukan adlah mencatat identitas setiap permohonan yang akan mengurus kepentingannya di bidang kependudukan dan jenis urusan yang akan diurus oleh masing-masing pemohon. Kegiatan ini dimaksudkan agar mereka yang akan mengurus kepentingannya di bidang kependudukan terlebih dahulu mendaftarkan dirinya agar dapat diketahui jenis urutan apa yang diinginkan oleh pemohon dan dapat mengatur siapa yang harus didahulukan proses pelayanannya. Berdasrkan nomor surat pendaftarannya. Setiap urusan kependudukan harus terlebih dulu mendaftarkan dirinya ke dinas kependudukan dan pencatatan sipil Kabupaten Ogan Ilir ini guna untuk menghindari adanya suasan yang tidak tertib, karena banyak warga yang akan mengurus surat akta kelahiran anaknya masing-masing.

Namun meskipun banyak masyarakat yang mengurus akta kelahiran tapi masih banyak lagi yang belum mengurus surat akta kelahiran anaknya, ini terlihat dari jumlah penduduk Kabupaten ogan Ilir dari segi tingkat pertumbuhan penduduknya. Sebagian masyarakat cenderung mengurus akta kelahiran anaknya kalau ada urusan tertentu. Jika dibandingkan dengan masyarakat yang sadar akan pengurusan akta kelahiran ini masih sangat jauh bedanya, meskipun dinas kependudukan telah membuat program dengan pembiayaan Cuma-Cuma untuk pembuatan akta kelahiran anak sejak kelahiran sampai 60 hari berikutnya. Tetapi masyarakat kurang tertarik, bahkan masyarakat  membuat akta setelah masuk sekolah atau lebih parah lagi setelah dewasa dengan usia yang sudah matang. Dari hasil yang didapat beberapa orang enggan membuat akta kelahiran adalah karena pengaruh kemalasan, kebijakan, pembiayaan pembuatan akta kelahiran secara Cuma-Cuma kepada masyarakat masih sdikit, karena mengurus akta kelahiran hanya dengan biaya Rp 25.000,- untuk anak pertama dan Rp 30.000,- untuk anak berikutnya.

Dalam artian bahwa mengurus akta kelahiran menyita waktu, mereka mengurua akta kelahiran anaknya pada waktu yang akan dating namun itupun mereka menitipkan pada orang lain dengan dating kerumah kepala desa atau orang yang dipercaya untuk mengurus akta kelahiran tersebut. Bagi mereka surat pengurusan itu tidak terlalu penting, ditambah lagi dengan jarak antara rumah penduduk dengan dinas kependudukan dan pencatatan sipil Ogan Ilir.

Padahal pembuatan akta kelahiran sangat penting sebagai legiimasi bagi seiap penduduk dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Hal ini terlihat dari keseriusan pemeintah membuat kebijakan dan program-progaram dalam setiap kinerja mereka dengan pelaksanaan berbagai macam pelayanan publik, berdasarkan prinsip-prinsip yang tercantum dalam kepmen No.63/KEP/M.PAN/7/2005. Prinsip-prinsip tersebut antara lain:

1. Kesederhanaan, artinya prosedur pelayanan tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan
2. Kejelasan memuat, : persyaratan teknis dan administrasi pelayanan publik, unit kerja/pejabat berwenang dan bertangung jawab dalam memberikan pelayanan dan penyelesaian keluhan/persoalan dalam pelayanan publik, rincian biiaya pelayanan publik dan tata cara pembayarannya.
3. Keamanan pelayanan berarti mulai dari proses sampai dengan hasil pelayanan harus mengandung unsure keamanan, kenyamanan dan kepastian hukum.
4. Efisiensi, artinya pelayan ditujukan langsung pada sasaran pencapaian
5. Ekonomis, maksudnya adalah dalam penetapan biaya harus ada sifat kewajarannya.
6. Keadilan, maksudnya pelayanan harus diupayakan dapat menjangkau keseluruh lapisan masyarakat, dengan kata lain tidak ada diskriminasi.
7. Ketetapan waktu yang mengandung arti bahwa organisasi harus dapat melayani dengan cepat dan tepat sesuai dengan aturan yang berlaku
8. Kedisiplinan, kesopanan dan keramahan. Pemberi layanan harus tertib, teratur, disediakan ruang tunggu dan nyaman, bersih, rapi serta fasilitas pendukung lainnya.

Adapun proses pembuatan akta kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil didasarkan atas peraturan menteri dalam negeri No.28 tahun 2005.

2. Pemberian penjelasan tentang persyaratan pengurusan

Dalam kegiatan ini, aparat pemerintah kelurahan diharuskan memberikan penjelasan mengenai persyaratan yang diperlukan untuk detiap jenis urusan yang diurud pemoho. Hal ini dimaksudkan agar pemohon yang belum membawa secara lengkap persyaratan-persyaratan dalm penguruasan surat-surat di bidang kependudukan ini terlebih dahulu berusaha melengkapi persyaratannya, sehingga proses pelaksanaan pelayanan dapat dilaksanakan lebih lanjut.

Persyaratan yang diperlukan dalam pengurusan surat-surat di bidang kependudukan khususnya dalam pengurusan akta kelahiran adalah:

1. Pengantar dari ketua RT
2. Fotokopi KTP orang tua yang bersangkutan
3. Surat keterangan lahir dari dokter atau bidan
4. Fotokopi kartu keluarga model A
5. Akta perkawinan/surat nikah orang tua bayi
6. Bagi anak yang proses kelahirannya dan orang tuanya tidak diketahui keberadaannya cukup membawa berita acara pemeriksaan dari kepolisian setempat.

Meskipun persyaratan ini sudah jelas, namun masyarakat tetap belum memiliki kesadaran membuat akta kelahiran apakah karena kurang informasi atau kekurangan dana dalam pembuatan akata kelahiran, rasanya tidak karena harga, untuk membuat akta masih terjangkau dan tetap berlaku program harga Cuma-Cuma dengan memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.

Kelahiran WNI yang lahir ditempat domisiliu ibunya :

1. Penduduk mengisi form surat keterangan lahir di desa dan menyerahkan kepada petugas register
2. Surat keterangan kelahiran ditandatangani pemohon dan diketahui oleh kepala desa/lurah
3. Kepala desa/lurah meneruskan surat keterangan kelahiran tersebut kepada instansi pelaksana melalui camat atau UPTD
4. Pejabat pencatatan sipil mencatat pada register akta dan menerbitkan kutipan akta kelahiran

Kelahiran WNI yang lahir diluar domisili ibunya :

1. Penduduk mengisi formulir surat keterangan kelahiran dan menyerahkan keterangan kelahiran dari dokter/bidan dan menunjukkan KTP ibu/bapaknya kepada instansi pelaksana.
2. Pejabat pencatatan sipil mencatat dalam register akta dan menerbitkan kutipan akta kelahiran

Kelahiran anak yang tidak diketahui asal usulnya atau keberadaan orangtuanya :

1. Pelapor/pemohon mengisi formulir surat keterangan kelahiran dengan menyertakan berita acara pemerikasaan kepolisian sebagaimana dimaksud dalam pasal 52 ayat 4 kepada instansi pelaksana
2. Pejabat pencatatan sipil pada instansi pelaksana mencatat dalam register akta kelahiran dan menerbitkan kutipan akta kelahiran.

Pencatatan akta kelahiran WNI diluar wilayah NKRI adalah:

1. Kelahiran WNI di catatkan pada instansi yang berwenang dinegara setempat
2. Hasilnya dilaporkan pada perwakilan RI dengan persyartan seperti :

a.       Bukti pencatatan kelahiran dinegara setempat

b.      Foto kopi passport RI orang tua

c.       Kutipan akta perkawinan/buku nikah atau bukti tertulis perkawinan orang tua

3. Tata cara pencatatan

a.       WNI mengisi form pelaporan kelahiran dan menyerahkan persyaratan pada konsuler

b.      Pejabat konsuler mencatat dalam daftar kelahiran WNI, memberikan bukti pencatatan kelahiran

4. Dalam hal negara setempat tidak menyelenggarakan pencatatan bagi orang asing, pencatatan dilakukan oleh perwakilan RI setelah memenuhi persyaratan :

a.       Surat keterangan lahir dari dokter

b.      Fotokopi paspor orang tua

c.        Kutipan akta kelahiran

5. Pejabat konsuler mencatat dalam register akta dan menerbitkan kutipan akta kelahiran
6. Perwakilan RI berkewajiban menyampaikan data kelahiran kepada instansi pelaksana melalui depdagri, selanjutnya data tersebut direkam dalam database kependudukan oleh instansi pelaksana

Pencatatan kelahiran diatas kapal laut atau pesawat terbang :

1.      kelahiran WNI diatas kapal laut atau pesawat terbang didalam/diluar NKRI diberikan surat keterangan oleh nahkoda kapal laut/ pilot pesawat terbang

2.      persyaratan dan tatacara pencatatan kelahiran sama dengan ketentuan-ketentuan kelahiran diluar domisili dan diluar wilayah NKRI.

3.      Tahap pengolahan, pada tahap ini kegiatan yang dilaksanakan yaitu :

a.       pemeriksaan formulir persyaratan diserahkan pemohon

setelah pemohon menyerahkan formulir yang telah diisi berikut persyaratannya, kegiatan selanjutnya adalah pemeriksaan formulir beserta kelengkapan persyaratannya. Kegiatan ini bertujuan untuk mengetahui apakah berkas-berkas yang diajukan pemohon sudah memenuhi persyaratan lengkap atau belum. Apabila diketahui pemohon tersebut sudah lengkap persyaratannya yang diajukannya, maka permohonannya dapa di lanjutkan untuk proses lebih lanjut. Sebaliknya apabila masih ada yang kurang memenuhi syarat maka proses pelayanan dapat ditunda sampai pemohon yang bersangkutan memenuhi apa yang menjadi kekurang dalam persyaratan pengurusan surat-surat yang didinginkan tersebut.

      Pada proses pelayanan pemeriksaan formulir tersebut persyaratan yang diserahkan kepada para pegawai dinas kependudukan dan pencatatan sipil Kabupaten Ogan Ilir diproses dengan standar kualitas yang cukup baik dengan system yang telah ditentukan.

b.      pembayaran biaya oleh pengurusan pemohon

   Berdasarkan daftar yang ada di dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir dapat diketahui besarnya pengurusan akta kelahiran masing-masing sebagai berikut :

1. akta kelahiran umum tidak dipungut biaya anak pertama Rp. 25.000,- sedangkan untuk anak berikutnya Rp. 30.000,- untuk seorang anak.
2. akta kelahiran istimewa, pemerintah menentukan pungutan biaya anak per

c.       tahap realisasi/penandatanganan berkas, surat oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil

Setelah dilakukan pemeriksaan ulang atas surat-surat masuk yang memrlukan pengesahan kepala dinas, dalam hal ini staf pada bagian secretariat, selanjutnya surat dinyatakan memenuhi syarat dapat langsung mendapat pengesahan dari kepala dianas. Namun untuk surat yang belum memenuhi persyaratan, terlebih dulu dilakukan perbaikan. Perbaikan ini dapat dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir yang bersangkutan.

   Dengan demikian dapat diketahui bahwa pada hakekatnya pengurusan berkas akta kelahiran itu dapat dilakukan dengan lancar, walaupun sebenarnya birokrasi yang menuntut suatu penyelesaian yang bertahap, namun dapat dilakukan kebijaksanaan yang bertujuan untuk memperlancar pemberian pelayanan kepada masyarakat.       

d.      pencatatan dan penyerahan surat-surat kepada pemohon yang mengajukan

Setelah berkas yang diajukan pemohon berada di dinas kependudukan dan catatan sipil Kabupaten Ogan Ilir, sebelum surat-surat diserahkan kepada sipemohon terlebih dahulu dilakukan pencatatan kedalam buku register yang meliputi tanggal penyelesaian pengurusan, nomor urut pendaftaran, nama pemohon, pekerjaan, alamat , sanksi-sanksi, keterangan yang lain

1.4.3. Pelaksanaan pelayanan pembuatan akta kelahiran di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir

            Sesuai dengan peraturan bupati Kabupaten Ogan Ilir Nomor 19 tahun 2008 tentang penyelenggaraan administrasi kependudukan kabupaten ogan ilir, maka tugas pembuatan akta kelahiran merupakan salah satu pelayanan yang ada di dinas tersebut.

            Pembuatan akta ini diberlakukan secara nasional guna mendukung program pemerintah mengenai siak (system informasi dan kependudukan) dengan tujuan membangun data base kependudukan melalui pemberlakuan nomor induk kependudukan dalam rangka mewujudkan tertib administrasi kependudukan, serta melindungi hak-hak kependudukan dengan mencantumkan nik nasional. Adapun yang dimaksud dengan SIAK adalah suatu system atau rangakaian kegiatan penataan dan penertiban dalam menerbitkan dokumen atau data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatata sipil dan pengelolaan informasi serta pendayagunaan hasil untuk pelayanan publik dan pembangunannya.

            Kebijakan pemerintah dalam pelaksanaan pembuatan akta kelahiran dilakukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir. Hal ini mengingat bahwa pembuatan akta kelahiran masih bersifat terpusat di dinas kependudukan dan pencatatan sipil, sehingga masyarakat yang datang untuk membuat akta kelahiran bisa dipastikan datang setiap hari. Banyaknya realisasi penerbitan akta kelahiran dapat dilihat pada tabel berikut.

Tabel 1

REALISASI PENERBITAN AKTA CATATAN SIPIL TAHUN 2011

NO	BULAN	REALISASI AKTA KELAHIRAN (JUMLAH)
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.	Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September	710 580 1.830 4.795 3.170 2.016 1.420 1.350 1.560

(Sumber Dinas Kependudukan dan pencatatan sipil Kabupaten Ogan Ilir)

1.4.4. Faktor-faktor yang menjadi penghambat dalam pembuatan akta kelahiran pada dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir

Pemberian pelayanan kepada masyarakat tentu mempunyai faktor yang menghambat sebuah instansi dalam memberikan pelayanannya baik itu dari faktor yang mendukung maupun factor yang menjadi kendala dalam memberikan proses pelayanan.

Beberapa faktor pendukung yang penting dalam pelayanan yaitu:

1. Dasar hukum, yang menjadi landasan kerja pelayanan
2. Jumlah tenaga kerja dan kualifikasi sangat perlu untuk mempercepat pelayanan dan masing-masing karyawan memiliki keahlian yang baik dibidangnya masing-masing.
3. Faktor sarana dan prasarana, sangat penting sebagai penunjang pelayanan, semakin tingggi teknologi yang digunakan maka akan semakin cepat proses pelayanannya.

Diantara faktor-faktor diatas yang paling utama menjadi masalah sorotan pemeritah kita adalah masalah sarana dan prasarana. Kurang lengkapnya jumlah perangkat komputer yang tersedia untuk melakukan entry data NIK maupun sejenisnya. Meskipun terdapat beberapa unit yang digunakan khususnya untuk pembuatan akta kelahiran namun masih dinilai kurang mencukupi untuk meningkatkan kualitas pelayanan pembuatan akta kelahiran. Dengan jumlah cukup diharapkan nantinya pembuatan akta dapat diselesaikan hanya dalam hitungan jam saja. Selain tiu pemanfaatan terhadap mesin gandset perlu diperhatikan.

            Faktor-faktor yang dikemukakan diatas juga sejalan dengan pemikiran mengenai aspek-aspek yang mempengaruhi baik tidaknya suatu pelayanan seperti :

1.Reability : kemampuan untuk memproduksi jasa sesuai yang di inginkan secara tepat.

2. assurance : pengetahuan dan kesopansantunan serta kemampuan menyakinkan pelanggan. Di sini pegawai harus memiliki pelayanan yang memang mengutamakan pelanggan, meskipun instansi pemerintah hendaknya bekerja seperti pemerintah swasta atu usaha pribadi.

3. Emphaty : tingkat perhatian tensi individual yang diberikan kepada pelanggan.

4. Responsives : kemampuan membantu pelanggan dan memberikan pelayanan yang tepat.

Kelemahan dan Kekurangan

Setiap instansi dalam menjalankan pelayanan public walaupun instansi tersebut telah berusaha semaksimal mungkin, tetapi pasti ada kelemahan yang tidak bisa ditutupi. Tidak terkecuali dengan dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir. Hal ini kita lihat sebagai faktor yang menghambat dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat khususnya dalam pemebuatan akta kelahiran, diantaranya adalah :

1. Kurang responsive
2. Tidak memperhatikan keluhan masyarakat
3. Tidak berfokus pada pelanggan
4. Tidak keterlibatan secara total, dalam artian tidak melibatkan semua orang yang terkait dalam pelayanan
5. Tidak ada pengukuran, dalam artian tidak ada peenyusunan ukuran-ukuran dasar dalam pelayanan atau standar yang telah ditentukan.
6. Tidak ada perbaikan yang berkesinambungan, dalam artian hal-hal dibawah ini tidak diperhatikan :

a.       Memandang pekerjaan sebagai suatu proses

b.      Mengantisipasi perubahan keinginan kebutuhan pelanggan

c.       Mengurangi waktu siklus/proses

d.      Menerima umpan balik dari hati

Permasalahan tersebut juga dialami oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir seperti :

1. Sarana dan prasarana yang masih kurang memadai dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat, sehingga pelayanan yang diberikan terkesn masih kurang belum optimal.
2. Pelayanan yang dilakukan berdasarkan letak dan lokasi pusat pelayanan dengan seluruh kecamatan yang ada di Ogan Ilir terlalu jauh dari jangkauan masyarakat khususnya di desa, sehingga masih terdapat kesulitan dalam mengakses pelayanan yang akan diberikan oleh pemerintah.

Kelemahan dari pelaksanaan pelayanan dalam pembuatan akta kelahiran yang menyebabkan terjadinya permasalahan yang berasal dari faktor eksternal dan internal organisasi.

1. Faktor internal

Jika dilihat dari faktor pendukung dan aspek yang dikemukakan diatas yang teermasuk dalam sisi internal adalah :

1.      Sumber daya manusia, SDM dapat dilihat dari kualitas para pegawai,pola piker dan cara yang diteraokan pegawai. Kurangnya pegawai yang tidak professional sangat mempengaruhi kinerja pegawai maupun pelayanan. Hal ini dapat dilihat dari latar belakang pendidikan.

2.      Sikap pegawai yang kurang responsive terhadap masyarakat, hal ini terlihat ketika ada masyarakat yang hendak mengurus akta kelahiran, tidak mendapat tegur sapa dan menanya keperluan dari masyarakat yang hendak mengurus keperluan tersebut.

3.      Sarana dan prasarana, sarana dan prasarana yang optimal merupakan alat penunjang pemberi pelayanan yang optimal. Hal ini dapat dilihat dari bentuk ruangan yang masih belum optimal untuk melakukan pelayanan kepada masyarakat. Bentuk ruangan yang masih sempit untuk mengurus akta kelahiran, jika ada 3 orang saja yang hendak datang.

2. Faktor eksternal

Faktor eksternal berasal dari luar organisasi juga menjadi faktor penghambat system yang ada. Faktor eksternal ini meliputi lokasi, lingkungan, masyarakat sebagai pelanggan jasa. Berdasarkan hasil pengamatan dan perolehan data, factor eksternal ini datang dari masyarakat itu sendiri. Masyarkat membuat akta kelahiran dengan alas an keperluan mendesak sehingga masyarakat meminta percepatan proses pembuatan akta. Selain itu kesadaran masyarakat untuk melaporkan peristiwa kependudukan masih kurang. Selain itu jarak yang terlalu jauh menjadi alasan masyarakat kesulitan dalam melaporkan peristiwa penting di bidang kependudukan.

1.5.Metodologi Penelitian

1.5.1 Defenisi Konsep

Defenisi konsep seperti yang dikemukakan oleh Singarimbun Effendi (1989 :33) adalah suatu istilah dan defenisi yang digunakan untuk menggambarkan secara abstrak mengenai kejadian, keadaan, kelompok atau individu yang menjadi pusat perhatian ilmu social, atau abstraksi dari sejumlah karakteristik kejadian, keadaan kelompokatau individu tertentu.

Pelaksanaan merupakan proses lanjutan setelah perencanaan secara optimal  ditetapkan organisasi. Pelaksanaan yang sesuai dengan rencana akan mendapatkan hasil yang baik sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif.

Pelayanan pembuatan akta kelahiran termasuk kedalam jenis pelayanan publik. Pelayanan publik mrupakan kebutuhan masyarakat yang harus dipenuhi. Pelayanan adalah cara melayani, membantu menyiapkan atau mengurusi keperluan seseorang atau sekelompok orang.

Sesuai dengan peraturan bupati Kabupaten Ogan Ilir Nomor 19 tahun 2008 tentang penyelenggaraan administrasi kependudukan kabupaten ogan ilir, maka tugas pembuatan akta kelahiran merupakan salah satu pelayanan yang ada di dinas tersebut.

            Pembuatan akta ini diberlakukan secara nasional guna mendukung program pemerintah mengenai siak (system informasi dan kependudukan) dengan tujuan membangun data base kependudukan melalui pemberlakuan nomor induk kependudukan dalam rangka mewujudkan tertib administrasi kependudukan, serta melindungi hak-hak kependudukan dengan mencantumkan nik nasional. Adapun yang dimaksud dengan SIAK adalah suatu system atau rangakaian kegiatan penataan dan penertiban dalam menerbitkan dokumen atau data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatata sipil dan pengelolaan informasi serta pendayagunaan hasil untuk pelayanan publik dan pembangunannya.

Kebijakan pemerintah dalam pelaksanaan pembuatan akta kelahiran dilakukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir. Hal ini mengingat bahwa pembuatan akta kelahiran masih bersifat terpusat di dinas kependudukan dan pencatatan sipil, sehingga masyarakat yang datang untuk membuat akta kelahiran bisa dipastikan datang setiap hari.

1.5.2 Defenisi Operasional

Defenisi operasional adalah suatu penjelasan yang lebih operasional dan konseptual yang dapat memperjelas variable penelitian yang akan diobservasi dan diukur. Adapun operasional dalam penelitian ini adalah pelaksanaan pelayanan pembuatan akta kelahiran oleh Dinas Kependudukan dan catatan sipil Kabupaten Ogan Ilir.

1.5.3 Unit Analisis

Unit analisis dari penelitian ini adalah pelaksanaan pelayanan pembuatan akta kelahiran oleh Dinas Kependudukan dan catatan sipil Kabupaten Ogan Ilir.

1.5.4 Key Informan

Key informan dari penelitian ini adalah kepala dinas Dinas Kependudukan dan catatan sipil Kabupaten Ogan Ilir. Dan tokoh masyarakat setempat

1.5.5 Data dan Sumber Data

1. Data primer

Data primer merupakan sumber data yang diperoleh langsung dari sumber asli (tidak melalui media perantara). Data primer dapat berupa opini subjek (orang) secara individual atau kelompok, hasil observasi terhadap suatu benda (fisik), kejadian atau kegiatan, dan hasil pengujian. Yaitu orang-otang yang berkepentingan dalam pelaksanaan pelayanan pembuatan akta kelahiran oleh Dinas Kependudukan dan catatan sipil Kabupaten Ogan Ilir seperti tokoh masyarakat setempat dan kepala dinas Dinas Kependudukan dan catatan sipil Kabupaten Ogan Ilir.

2.Data sekunder

Data sekunder merupakan sumber data penelitian yang diperoleh peneliti secara tidak langsung melalui media perantara (diperoleh dan dicatat oleh pihak lain). Data sekunder umumnya berupa bukti, catatan atau laporan historis yang telah tersusun dalam arsip (data dokumenter) yang dipublikasikan dan yang tidak dipublikasikan. Seperti catatan yang bersumber dari studi pustaka mengenai selayang pandan Kabupaten Ogan Ilir, serta peraturan tentang pelaksanaan pelayanan pembuatan akta kelahiran oleh Dinas Kependudukan dan catatan sipil Kabupaten Ogan Ilir.

1.5.6 Teknik Pengumpulan Data

1.  observasi

Observasi adalah teknik pengumpilan data dengan melakukan pengamatan secara sengaja, sistematis mengenai fenomena social dan gejala-gejalanya.

2.      studi kepustakaan

Adalah teknik pengumpilan data dilakukan dengan mempelajari buku-buku, dokumen dan arsip serta laporan yang berhubungan dengan tema yang diteliti.

3.      Wawancara

Wawancara adalah teknik pengumpilan data dengan melakukan Tanya jawab secara langsung dengan menggunakan alat pedoman wawancara yang telah dibuat peneliti terhadap obyek observasi.

1.5.7 Teknik Aanalisis Data

Teknik analisa data  yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif yaitu memberikan gambaran atau suatu fenomena tentang keadaan yang ada yang bersumber pada analisa data primer dan data sekunder yang diperoleh melului observasi, studi kepustakaan dan wawancara yang dilakukan serta pengumpulan data yang sesuai dengan tema penelitian.